Cách Xuất Hóa Đơn Điện Tử Từ Máy Tính Tiền 2025

Cách Xuất Hóa Đơn Điện Tử Từ Máy Tính Tiền? đây là câu hỏi đang được Doanh Nghiệp và Hộ Kinh Doanh quan tâm trong thời gian gần đây. Bài viết này sẽ giúp bạn định hình các vấn đề chính và cung cấp giải pháp tổng thể để quản lý hóa đơn điện tử từ máy tính tiền hiệu quả, đảm bảo tuân thủ các quy định mới nhất của Thuế cũng như Bộ Tài Chính năm 2025.

I. Hóa đơn điện tử từ máy tính tiền: Những vấn đề cần nắm rõ

Từ ngày 01/6/2025, theo quy định tại Nghị định 70/2023/NĐ-CP (sửa đổi Nghị định 123/2020/NĐ-CP), một số doanh nghiệp và hộ kinh doanh sẽ bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế. Đây là một bước quan trọng trong việc chuyển đổi số ngành thuế, hướng đến minh bạch hóa giao dịch, hạn chế thất thu thuế, giảm thủ tục hành chính và nâng cao hiệu quả quản lý doanh thu thực tế từ các hoạt động bán lẻ trực tiếp.

Lợi ích của hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

Việc áp dụng mô hình này mang lại nhiều lợi ích rõ rệt cho cả doanh nghiệp và cơ quan quản lý thuế:

• Nhanh chóng, tiện lợi: Hóa đơn được khởi tạo tự động từ hệ thống máy tính tiền hoặc phần mềm bán hàng, không cần thao tác thủ công.

• Chính xác và minh bạch: Mỗi giao dịch đều được ghi nhận và kết nối trực tiếp với cơ quan thuế, giảm thiểu sai sót và gian lận.

• Không cần ký điện tử từng hóa đơn: Phù hợp với giao dịch nhỏ, số lượng lớn, lặp lại liên tục như ngành bán lẻ, F&B.

• Tiết kiệm chi phí và thời gian: Không cần in ấn hoặc lưu trữ giấy tờ thủ công.

• Hỗ trợ quản lý doanh thu và đối soát dễ dàng: Dữ liệu được lưu trữ và phân tích dễ dàng theo thời gian thực, phục vụ báo cáo nhanh chóng.

---

II. Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền là gì?

Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền là loại hóa đơn có mã của cơ quan thuế, được tạo lập từ máy tính tiền hoặc phần mềm bán hàng có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế. Loại hóa đơn này không yêu cầu chữ ký số của người bán và thường được sử dụng trong các giao dịch bán lẻ trực tiếp đến người tiêu dùng.

1. Khái niệm

Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền là loại hóa đơn:

• Được tạo lập từ thiết bị đầu cuối bán hàng (máy tính tiền) hoặc phần mềm bán hàng,

• Có kết nối chuyển dữ liệu điện tử trực tiếp đến cơ quan thuế,

• Có mã xác thực của cơ quan thuế,

• Và không yêu cầu chữ ký số của người bán.

Loại hóa đơn này được thiết kế để phù hợp với hoạt động bán hàng trực tiếp đến người tiêu dùng cuối cùng – nơi tốc độ và sự đơn giản trong giao dịch là ưu tiên hàng đầu.

2. Điểm khác biệt so với hóa đơn điện tử thông thường

3. Yêu cầu về thiết bị và phần mềm

Để sử dụng loại hóa đơn này, người bán cần trang bị:

• Máy tính tiền điện tử hoặc phần mềm bán hàng (POS) có chức năng:

  • Ghi nhận giao dịch.

  • Tạo lập hóa đơn tại thời điểm thanh toán.

  • Kết nối và truyền dữ liệu hóa đơn điện tử ngay trong ngày đến cơ quan thuế.

• Hệ thống có tích hợp mã số thuế người bán, đồng thời được Tổng cục Thuế chấp thuận kết nối kỹ thuật.

---

III. Đối tượng bắt buộc sử dụng từ 01/06/2025

Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 70/2023/NĐ-CP), từ ngày 01/06/2025, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh và doanh nghiệp thuộc các lĩnh vực sau bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế:

1. Các ngành nghề cụ thể gồm:

• Lĩnh vực ăn uống – giải trí:

  • Nhà hàng, quán ăn, quán cà phê.

  • Quán bar, karaoke, vũ trường.

  • Cơ sở dịch vụ ăn uống lưu động.

• Lĩnh vực bán lẻ:

  • Siêu thị mini, cửa hàng tiện lợi.

  • Cửa hàng tạp hóa, cửa hàng bán lẻ đồ gia dụng, điện máy, thời trang, mỹ phẩm.

  • Cửa hàng điện thoại di động, phụ kiện.

• Lĩnh vực dịch vụ:

  • Cơ sở làm đẹp (spa, thẩm mỹ viện), tiệm cắt tóc, nail.

  • Cửa hàng thuốc tây, nhà thuốc.

  • Dịch vụ chăm sóc thú cưng, giặt ủi.

• Vận tải hành khách công cộng:

  • Taxi, xe khách, xe buýt có lộ trình cố định.

  • Dịch vụ vận chuyển hành khách nội địa.

2. Tiêu chí áp dụng bắt buộc

Bên cạnh ngành nghề, các cá nhân, hộ kinh doanh phải đáp ứng thêm 01 trong 03 tiêu chí sau mới bắt buộc áp dụng:

• Có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở lên theo kê khai thuế khoán.

• Đã đăng ký mã số thuế và kê khai thuế theo phương pháp kê khai.

• Đang sử dụng phần mềm bán hàng hoặc máy tính tiền điện tử có kết nối truyền dữ liệu.

3. Trường hợp chưa bắt buộc

Các hộ, cá nhân kinh doanh nhỏ lẻ không thường xuyên, doanh thu thấp (dưới 100 triệu đồng/năm), hoặc chưa đủ điều kiện kỹ thuật tạm thời chưa bắt buộc áp dụng mô hình này. Tuy nhiên, vẫn khuyến khích sử dụng để nâng cao năng lực quản lý kinh doanh và thuận tiện cho công tác thuế.

---

IV. Quy trình xuất hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

Việc triển khai hóa đơn điện tử từ máy tính tiền diễn ra ngay tại điểm bán và được thiết kế sao cho đơn giản – nhanh chóng – chính xác. Dưới đây là quy trình từng bước:

---

Bước 1: Cài đặt và kết nối máy tính tiền/phần mềm bán hàng với hệ thống cơ quan thuế

• Doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh lựa chọn thiết bị đầu cuối phù hợp: có thể là máy POS, máy tính tiền điện tử, hoặc phần mềm bán hàng có chức năng tạo hóa đơn.

• Thiết bị/phần mềm này phải có khả năng:

  • Tạo hóa đơn tại thời điểm giao dịch.

  • Gửi dữ liệu đến hệ thống của Tổng cục Thuế theo chuẩn định dạng XML.

• Đăng ký mẫu hóa đơn và tích hợp mã số thuế vào hệ thống.

• Khai báo kết nối dữ liệu với cơ quan thuế qua API, thông thường do nhà cung cấp phần mềm hỗ trợ thực hiện.

---

Bước 2: Tạo hóa đơn ngay khi bán hàng

• Khi khách hàng thanh toán:

  • Nhân viên nhập thông tin giao dịch vào hệ thống (hoặc máy tính tiền).

  • Phần mềm tự động tạo hóa đơn điện tử với các trường thông tin:

    • Tên hàng hóa/dịch vụ.

    • Đơn giá, số lượng, thành tiền.

    • Thuế suất (nếu có).

    • Tổng thanh toán.

• Hệ thống tự động phát hành hóa đơn ngay sau đó, gắn mã định danh theo thứ tự phát sinh.

---

Bước 3: Truyền dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế

• Hệ thống hoặc phần mềm sẽ tự động truyền dữ liệu hóa đơn vừa tạo đến Tổng cục Thuế ngay trong ngày (có thể theo từng giao dịch hoặc gửi tập tin định kỳ).

• Cơ quan thuế tiếp nhận, đối chiếu và cấp mã xác thực (nếu chưa cấp sẵn).

Lưu ý: Không cần ký số điện tử cho từng hóa đơn, nhưng hóa đơn vẫn hợp lệ và đầy đủ pháp lý vì có mã của cơ quan thuế.

---

Bước 4: Gửi hóa đơn cho khách hàng

Người bán có thể gửi hóa đơn cho khách bằng một trong các hình thức sau:

• In hóa đơn giấy tại chỗ (có mã QR và thông tin hóa đơn điện tử).

• Gửi qua email, SMS, hoặc mã QR để khách tự tra cứu.

• Hóa đơn có thể truy cập lại qua cổng tra cứu của nhà cung cấp hóa đơn hoặc tổng cục thuế.

---

Bước 5: Lưu trữ và quản lý hóa đơn

• Hệ thống tự động lưu trữ hóa đơn đã phát hành.

• Có thể xuất file excel/pdf để đối soát cuối ngày, cuối tháng.

• Khi cần truy cứu, có thể tìm lại hóa đơn theo số hóa đơn, ngày, khách hàng, mã giao dịch,…

---

V. Nội dung bắt buộc trên hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền, dù không cần chữ ký số, vẫn phải tuân thủ đầy đủ nội dung bắt buộc theo quy định của Tổng cục Thuế. Cụ thể:

1. Thông tin người bán

• Tên, địa chỉ, mã số thuế của hộ kinh doanh/doanh nghiệp phát hành hóa đơn.

• Mã ký hiệu máy tính tiền (nếu có).

• Thời điểm lập hóa đơn (ngày, giờ, phút).

2. Nội dung hàng hóa – dịch vụ

• Tên hàng hóa/dịch vụ bán ra.

• Số lượng, đơn giá, thành tiền.

• Thuế suất GTGT (nếu có).

• Tổng cộng thanh toán (gồm cả thuế).

3. Mã của cơ quan thuế

• Mỗi hóa đơn đều có mã định danh (định dạng do hệ thống Tổng cục Thuế cấp).

• Có thể hiển thị mã QR để tra cứu hóa đơn nhanh.

4. Thông tin người mua (nếu có)

• Với hóa đơn B2C (khách lẻ), không nhất thiết phải ghi thông tin người mua.

• Tuy nhiên, nếu khách yêu cầu, có thể ghi thêm tên, số điện thoại, mã số thuế, email,….

5. Một số đặc điểm nhận diện

• Không có chữ ký số của người bán (được miễn).

• Không có dấu mộc tròn hoặc dấu doanh nghiệp.

• Hóa đơn có ghi rõ dòng chữ:
  “Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền – không cần chữ ký người bán” (hoặc tương đương tùy nhà cung cấp phần mềm).

⚠️ Quan trọng: Hóa đơn thiếu các nội dung bắt buộc hoặc sai cấu trúc định dạng sẽ không được cơ quan thuế công nhận, và có thể bị xử phạt hành chính.

---

VI. Giải pháp máy tính tiền phổ biến hiện nay

Hiện nay, trên thị trường có nhiều phần mềm hóa đơn điện tử hỗ trợ xuất hóa đơn từ máy tính tiền. Dưới đây là một số giải pháp được đánh giá cao về tính ổn định, khả năng kết nối với cơ quan thuế, và dễ tích hợp với máy POS hoặc hệ thống bán hàng:

• iPOS, CUKCUK: Phù hợp cho nhà hàng, quán ăn.

• KiotViet, Sapo: Dành cho cửa hàng bán lẻ.

• MISA eShop, Suno: Thích hợp cho nhiều mô hình kinh doanh khác nhau.

Các giải pháp này thường tích hợp đầy đủ chức năng như quản lý bán hàng, in hóa đơn, kết nối trực tiếp với cơ quan thuế, và hỗ trợ gửi hóa đơn cho khách hàng qua nhiều hình thức.

4. Các phần mềm POS có tích hợp hóa đơn điện tử

Nếu bạn đang sử dụng phần mềm bán hàng POS, có thể xem xét các hệ thống như:

• KiotViet, Sapo, POS365, Suno – đều có phiên bản có kết nối hóa đơn điện tử và tương thích với máy in hóa đơn tại quầy.

• Khi tích hợp, bạn có thể vừa quản lý tồn kho – bán hàng – xuất hóa đơn trong một quy trình liền mạch

---

VII. Lưu ý khi triển khai & một số câu hỏi thường gặp (FAQ)

1. Lưu ý khi triển khai hóa đơn điện tử từ máy tính tiền

• Không bắt buộc có chữ ký số: Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền không yêu cầu chữ ký số của người bán.
• Gửi hóa đơn cho người mua: Người bán có thể gửi hóa đơn cho người mua qua email, tin nhắn, hoặc cung cấp đường dẫn/mã QR để người mua tra cứu, tải hóa đơn điện tử.
• Trách nhiệm truyền dữ liệu: Người bán phải đảm bảo dữ liệu hóa đơn được chuyển đến cơ quan thuế ngay trong ngày thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ nhận, truyền, lưu trữ dữ liệu điện tử.
• Kiểm tra định kỳ: Thường xuyên kiểm tra việc truyền dữ liệu hóa đơn để đảm bảo không xảy ra lỗi hoặc gián đoạn.
• Đăng ký đúng mẫu hóa đơn với cơ quan thuế: Trước khi phát hành, bạn cần đăng ký mẫu hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền trên Cổng thông tin của Tổng cục Thuế.
• Kiểm tra khả năng kết nối dữ liệu tự động: Thiết bị hoặc phần mềm phải có khả năng truyền dữ liệu hóa đơn tự động đến cơ quan thuế theo đúng định dạng XML, đúng thời điểm.
• Đảm bảo dữ liệu được lưu trữ an toàn: Hóa đơn điện tử cần được lưu trữ đúng quy định (tối thiểu 10 năm) và có thể tra cứu lại dễ dàng.
• Đào tạo nhân viên vận hành: Đảm bảo người bán hàng biết thao tác tạo hóa đơn, in/gửi hóa đơn và xử lý các tình huống như: sai hóa đơn, khách đổi hàng, in lại,…
• Định kỳ kiểm tra đối soát hóa đơn: Cuối ngày hoặc cuối tháng nên thực hiện đối chiếu giữa số hóa đơn, dữ liệu bán hàng và dữ liệu đã gửi đến cơ quan thuế.

---

2. Một số câu hỏi thường gặp

❓ Hóa đơn điện tử từ máy tính tiền có cần ký số không?

✅ Không cần. Đây là điểm khác biệt với hóa đơn điện tử thông thường. Loại hóa đơn này không bắt buộc có chữ ký số của người bán nhưng vẫn hợp lệ nếu được kết nối với cơ quan thuế và có mã xác thực.

---

❓ Hóa đơn này có được in cho khách hàng mang về không?

✅ Có. Bạn có thể in hóa đơn tại chỗ để giao cho khách. Trên bản in sẽ có mã QR để tra cứu online.

---

❓ Khách lẻ không cung cấp thông tin cá nhân, có xuất hóa đơn được không?

✅ Có thể. Với giao dịch bán lẻ, bạn vẫn có thể xuất hóa đơn mà không cần ghi tên người mua, mã số thuế, email,…

---

❓ Lỗi mất kết nối mạng, không gửi được hóa đơn thì sao?

Trong trường hợp mất kết nối, hệ thống sẽ lưu tạm hóa đơn, sau đó gửi lại tự động khi có mạng. Tuy nhiên, bạn nên kiểm tra lại việc đồng bộ dữ liệu vào cuối ngày.

---

❓ Có thể hủy hóa đơn đã phát hành từ máy tính tiền không?

✅ Có thể, nhưng phải thực hiện đúng thủ tục hủy/sửa hóa đơn theo quy định. Một số phần mềm có chức năng điều chỉnh/hủy trực tiếp và tự động gửi thông báo lên hệ thống thuế.

Việc áp dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền là bước tiến quan trọng trong quá trình chuyển đổi số, giúp doanh nghiệp và hộ kinh doanh nâng cao hiệu quả quản lý, tuân thủ pháp luật và giảm thiểu rủi ro về thuế. Để đảm bảo triển khai hiệu quả, cần lựa chọn giải pháp phù hợp, chuẩn bị hạ tầng kỹ thuật đầy đủ và tuân thủ đúng quy trình theo quy định của pháp luật.